I Rungsted Kajakklub udgør turene et væsentligt element i
klublivet. Klubben råder over en trailer til 16 kajakker, og den
gør det muligt at mange tager sammen på tur til et af Danmarks
eller Sveriges dejlige ro-farvande, enten en dagstur eller ture med
overnatning.
At stå for et arrangement
Denne side er tænkt som en støtte til den, der skal stå som
arrangør eller være roansvarlig for et arrangement.
De friluftsmæssige aspekter som fx links til overnatningssteder,
vejret, etc, er samlet på siden Turplanlægning
Hvem gør hvad?
Hver aktivitet i Rungsted Kajakklubs kalender har en
(tur)arrangør - dog med nogle få undtagelser som fx
vinter- eller søndagsroning, der blot skal ses som et forslag til
møde. Ved rorelaterede arrangementer skal der endvidere være en
roleder, som har det sikkerhedsmæssige ansvar for
turen.
Turarrangøren
Turarrangørens opgaver i forbindelse med et arrangement er
- at planlægge selve arrangementet: mødetid, antal deltagere,
destination/rute, indlagte pauser mv.
- at annoncere arrangementet: web-kalenderen, web-nyhed, allemail
og opslag i klubben. (A-udvalget kan være behjælpelig med
annoncering på baggrund af udkast i et worddokument)
- at administrere tilmeldinger: deltagere, kajakønske, transport,
mm
- at gennemføre arrangementet
- at afslutte arrangementet med fx afregning med deltagerne,
evaluering, etc (se nedenfor i punktet økonomi).
- at sikre, at en solofrigivet roer deltager som
ro-leder, kontakt evt.sikkerhedsudvalget
- at reservere de nødvendige kajakker (se separat punkt)
- at træffe de nødvendige aftaler med fx lodsejere, andre klubber
m.v.
- at reservere trailer, hvis nødvendigt (se separat
punkt)
Alle er velkomne til at henvende sig til aktivitetsudvalget , hvis de har
lyst til at arrangere en tur eller at være med til at
arrangere en tur eller måske en anden aktivitet.
Rolederen
Rolederen har ansvaret for al roning og skal
godkende den planlagte tur og omnødvendigt sikre sig at
der er en plan-B.
På selve turen er det rolederen, der træffer de nødvendige
beslutninger af sikkerhedsmæssig karakter.
Indtræffer der sikkerhedsmæssige begivenheder på turen, sørger
rolederen også for at indberette dem til sikkerhedsudvalget
Reservation af kajakker
Reservation til klubture
Hvis der er tale om en tur, der er annonceret i aktivitetskalenderen, er der
dermed også afsat kajakker til turen. Er der overlappende
klubarrangementer skal arrangørerne indbyrdes aftale en fordeling
af klubkajakker samt øvrigt materiel herunder brugen af
trailer.
I webstedets beskrivelse af turen skal det fremgå, hvornår
arrangementet starter og slutter, så andre roere kan tage hensyn
til det. Husk at skrive, hvis kajakkerne reserveres ud over dette
tidsrum, men prøv også at begrænse den tid, hvor kajakkerne ikke er
tilgængelige for øvrige roere.
Reservation til private ture
Er det en tur udenfor aktivitetskalenderen, der kræver brug af
klubkajakker, skal materieludvalget kontaktes.
Hvis materieludvalget godkender brugen af kajakkerne, så skal
låneren selv sørge for at annoncere dette, fx via webstedets
opslagstavle og/eller et opslag på opslagstavlen i kajakhuset. Se
materielreglerne
om disponering af klubbens kajakker.
Trailer
Klubbens kajaktrailer kan fragte op til 16 kajakker. Til daglig
står traileren på Rungstedgård [Karen Blixen Museet] hvorfra den
skal hentes og bringes tilbage efter endt tur.
Traileren reserveres hos materieludvalget (link)
I en kasse der opbevares i materielrummet findes:
- remme til at fastgøre 16 kajakker
- et kort til bommen på havnen, så man kan køre helt ind til
kajakhuset
- nøgle til trailerlåsen
Lås altid traileren, når den forlades. Låsen er indrettet, så
den også kan sidde på traileren, når den er hægtet på bilen.
Økonomi
Som udgangspunkt skal arrangementerne være økonomisk
selvbærende, det vil sige at deltagerne deles om de samlede
udgifter. Der kan dog være tilfælde, hvor det er mest
hensigtsmæssigt at gøre det på en anden måde, dette skal dog fremgå
af annonceringen.
Transport med bil afregnes i henhold til statens
satser for erhvervsmæssig
befordringsgodtgørelse:
- med trailer: den høje sats (2011 + 2012: 3,80kr. pr km)
- uden trailer: den lave sats (2011 + 2012: 2,10 kr. pr km)
Annoncering
Webkalenderen
Alle klubarrangementer skal være annonceret i webkalenderen.
Turarangøren udarbejder et udkast i et worddokument som
A-udvalget vil sørge for at blive lagt på webstedet.
Det skal dels indeholde en generel omtale af arrangementet,
dels en række praktiske oplysninger:
- Mødetid og -sted ... samt hjemkomst
- Krav til deltagere: kajaktype, frigivelsesniveau
- Forplejning: hvad skal den enkelte have med og hvad sørger
turen for?
- Udstyr: hvad skal den enkelte have med og hvad sørger turen
for?
- Turledelse: turarrangør og roansvarlig
- Pris: forventet pris for turen
- Tilmeldingsfrist
Husk, at medlemmer, der ikke deltager, af denne side skal kunne
se, hvornår de kan forvente at få adgang til kajakkerne.
Webnyhed
Vises på webstedets side nyheder. Webnyheden skal oprettes
samtidig med den endelige tekst optages i webkalenderen og skal
have link til aktiviteten i webkalenderen. Turarangøren udarbejder
et udkast i et worddokument som A-udvalget vil sørge for at blive
lagt på webstedet.
Alle-mail
Der er mange der ikke jævnligt besøger webstedet. Derfor skal
alle ture annonceres med en allemail. Alle-mailen skal udsendes
samtidig med den endelige tekst optages i webkalenderen og helst
have link til denne.
Hvornår
Et arrangement skal optages i webkalenderen lige så snart, at
det ansvarlige udvalg har fastlagt datoerne og disse er afstemt med
aktivitetsudvalget. Foreligger den endelige tekst ikke på dette
tidspunkt, skal det ske med en foreløbig tekst. Når den endelige
tekst foreligger, lægges den på. Dette bør ske senest 6 uger inden
afholdelsen af arrangementet.
Af hvem
Det udvalg der har ansvaret for aktiviteten har ansvaret for
annonceringen.
Med venlig hilsen
Aktivitetsudvalget
Kommentarer til denne side modtages meget gerne af aktivitetsudvalget